Ответы на вопросы

08.11.2022, Михайлова Елена Николаевна

Наталья Петровна!Письмо Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 "О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов" ( зам.министра А.М.ЛАВРОВА)

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" разработка альбома унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета (унифицированных форм электронных первичных учетных, регистров бухгалтерского учета) в целях перехода организаций бюджетной сферы всех уровней бюджетов бюджетной системы Российской Федерации на электронный документооборот предусмотрена на 2021 - 2023 годы.
В целях реализации первого этапа - приняты Приказ N 61н, приказ от 30.09.2021 N 142н утверждены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного и бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению"

Приказ N 61н вступивший в 2021 году (зарегистрирован МЮ 28 июня 2021 г.) содержит ряд отлагательных норм по его обязательному правоприменению.
Унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 61н, применяются:
Пункт 2.2. Организациями бюджетной сферы (в т.ч. автономными учреждениями) самостоятельно осуществляющие полномочия по ведению бухгалтерского учета (далее - субъекты учета) в соответствии с положениями ими принятых учетных политик.
В соответствии со статьей 9 Закон N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
В соответствии с пунктом 25 СГС "Концептуальные основы" первичные (сводные) учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по утвержденным Минфином УНИФИЦИРОВАННЫМ формам документов,, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.
УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ первичных учетных документов и Методические указания по их заполнению утверждены приказами Минфина от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н) и Приказом N 61н (в ред. 142н, 100н).
В соответствии с пунктом 9 СГС "Учетная политика", утв. приказом МФ от 30 декабря 2017 г. N 274н, определено, что актами субъекта учета, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета учетную политику субъекта учета утверждаются формы первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета, по которым ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ Российской Федерации НЕ ПРЕДУСМОТРЕНЫ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ для их оформления формы документов. Утвержденные субъектом учета формы документов бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты и соответствовать требованиям, предусмотренным СГС "Концептуальные основы", иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета (в том числе Приказами N 52н, N 61н).
Положениями учетных политик субъектов учета может быть предусмотрено переход на применение унифицированных форм ЭЛЕКТРОННЫХ бухгалтерских документов ДО 1 января 2023 года по готовности используемых субъектами учета информационных систем (ресурсов), обеспечивающих переход на электронный документооборот;

2.3. Субъектами учета при ведении бухгалтерского учета в части положений Приказа N 61н по обязательному составу реквизитов при формировании первичных учетных документов, а также первичных учетных документов, формируемых на БУМАЖНЫХ носителях (документов, содержащих собственноручные подписи).
В соответствии с пунктом 25 СГС "Концептуальные основы" первичные (сводные) учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по УНИФИЦИРОВАННЫМ формам документов, утвержденным согласно законодательству правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти (Минфином), а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.
Положениями законодательства РФ предусмотрено формирование НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ первичных документов, для которых установлены унифицированные формы ЭЛЕКТРОННЫХ документов, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа, регистров исключительно на бумажном носителе, а также ПРИ ОТСУТСТВИИ ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ВОЗМОЖНОСТИ субъекта учета ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ЭЛЕКТРОННЫХ РЕГИСТРОВ.
При этом формы унифицированных электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета могут применяться для формирования первичных учетных документов НА БУМАЖНОМ носителе с одновременным представлением лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, электронного образа (СКАН-КОПИИ) такого документа.
В указанном случае в учетной политике субъекта учета необходимо установить порядок оформления таких документов, с указание в графике документооборота условий (порядок и сроки) применения и формирования таких документов;

Пункт 3. С 1 января 2023 года - при ведении бухгалтерского учета ВСЕМИ организациями бюджетной сферы, с подписанием электронными подписями документов бухгалтерского учета, регистров бухгалтерского учета (далее при совместном упоминании - электронные документы), УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ по которым утверждены Приказом N 61н.
К организациям бюджетной сферы относятся в том числе – бюджетные и автономные учреждения:

Таким образом, организации бюджетной сферы субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, а также федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы и подведомственные им казенные учреждений, не передавшие полномочия по ведению бухгалтерского учета, а также ИНЫЕ получатели бюджетных средств обязаны обеспечить переход на применение унифицированных форм ЭЛЕКТРОННЫХ бухгалтерских документов с 1 января 2023 года.

(примеры заполнения отдельных первичных учетных документов согласно утвержденным унифицированным формам электронных первичных учетных документов размещены на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации в разделе Бюджет/Бухгалтерский учет и бухгалтерская (финансовая) отчетность государственного сектора/Методический кабинет.

09.11.2022, Михайлова Елена Николаевна

См. письмо Минфина России от 22.07.2022 № 02-07-10/71229 - На бумажном носителе обязанность применения унифицированных форм, утвержденных в электронном формате Минфином России, установлена для всех организаций бюджетной сферы с момента вступления в силу приказа № 61н и поправок в 52н и 61н.
Положения УП не могут противоречить законодательству о бухгалтерском учете, СГС «УП» (приказ № 274н) и НПА, в том числе в части обязанности применения новых унифицированных форм первички и регистров!. Если при наличии утв. УНИФИЦИРОВАННЫХ форм (в т.ч.е-форм) они не используются для отражения в учете и отчетности (в части регистров) – нарушение ч. 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ - ст. 15.15.6 КоАП

1. Обязательно предоставление электронного образа форм электронных документов, указанных в Приказе №61н (в ред. 142н).
Скан-образ - электронный образ документа на бумажном носителе надо заверять ЭЦП.
• При передаче скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированные на бумажном носителе) ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачи такой скан-копии;
• Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики субъекта учета
• При межведомственном обмене информацией, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий (электронном документооброте), может быть предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов
• Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа;

Учесть! Статья 29 Закона № 402-ФЗ предписывает организацию хранения документов, за которую отвечает руководитель организации
Минфин письмом от 27.05.2022 № 02-07-10/50875 пояснил как учреждению хранить электронную первичку, если оно ведет учет в ЕИС. По правилам в архиве организации должно быть не менее двух экземпляров электронных документов. Если е-первичку и е-регистры обрабатывают в единой автоматизированной информсистеме (ЕИС), то их хранение обеспечивает ЕИС. Но за сохранность документов отвечает учреждение, поэтому оно само решает, как достичь нужного результата.
(подготовлен Проект Федерального закона № 1173189-7 от 06.04.2022 в части порядка хранения е-документов, в т.ч. в Закон 402-ФЗ вносятся значимые изменения в порядок регулирования вопросов порядка конвертации электронных документов (конвертируемых и конвертированных электронных документов разных форматов, например PDF, RTF, XML), их е-хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов.)

2. Применяемая Форма Т9 – не является обязательной для применения учреждениями госсектора с 2013 года (принятие № 402-ФЗ), так как не относится к унифицированной, утв. НПА. Поэтому ее применение в учете (ранее должно быть утв. ЛНА о командировании)
Ст. 15.15.6 КоАП - последствия для ФАУ за неприменение в работе унифицированных форм по Приказу №52н (в ред. 103н), относящихся к командированию (решение о командировании, изменение решения тд)
3. Унифицированные формы регистров и первички, утв. приказами Минфина № 52н и 61н обязательны к применению всеми организациями бюджетной сферы, в т.ч. ФАУ - унифицированные формы регистров бух. учета, указанные в Приказе №52н (№0504093 и № 0504094) и 61н (в ред. приказов №142н), в т.ч. униф. формы заявки-обоснования закупки

09.11.2022, Михайлова Елена Николаевна

Классификатор нарушений (рисков) нарушений (рисков), выявляемых Федеральным казначейством в ходе осуществления контроля в финансово-бюджетной сфере с учетом последних за номером № 7, утв. Казначейством России 23.05.2022.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ КоАП:
ч. ч. 4, 7 ст. 15.15.6 КоАП; - за Нарушение требований, предъявляемых к оформлению фактов хозяйственной жизни экономического субъекта ПЕРВИЧНЫМИ УЧЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, в том числе отсутствие применения унифицированных первичных учетных документов - ст. 9 Закона № 402-ФЗ; Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденных Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее - Методические указания № 52н), п. п. 10, 11 Инструкции № 157н; иные НПА, устанавливающие требования, к оформлению фактов хозяйственной жизни экономического субъекта первичными учетными документами (приказ Минфина № 61н Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению"

- ч. ч. 4, 7 ст. 15.15.6 КоАП – за Нарушение требований, предъявляемых к РЕГИСТРУ бюджетного (бухгалтерского) учета, в том числе отсутствие регистров бюджетного (бухгалтерского) учета ст. 10 Закона № 402-ФЗ; приказы Минфина № 52н, 61н; п. 11 Инструкции № 157н; иные НПА, устанавливающие требования к регистру бухгалтерского учета;

12.11.2022, Михайлова Елена Николаевна

Наталья Петровна, ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР - ответственен за ФОРМИРОВАНИЕ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ (до 31.12.22), привожу проект формулировок в обновленный приказ Учетной политики с 2023 г. по заданным вопросам:
1)) В случае отсутствия организационно-технической возможности формирования ЭЛЕКТРОННОГО документа, электронный образ (СКАН-КОПИЯ) первичного учетного документа, содержащего собственноручные подписи (сформированного на бумажном носителе), представляется лицом, ответственным за формирование и (или) оформление факта хозяйственной жизни таким документом и (или) передачу такого электронного образа (скан-копии).
Передача оригиналов первичных учетных документов (в том числе между обособленными подразделениями/филиалами организации) осуществляется с оформлением Реестра сдачи документов (форма 0504053) с приложением первичных документов (без передачи электронных образов (скан-копий) первичных учетных документов). Реестр сдачи документов (форма 0504053) оформляется ответственными лицами и представляется в 2-х экз. в сроки, установленные Графиком документооборота.
2) Принятие обязательств по возмещению сотрудникам расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера, отражается в учете согласно Авансовому отчету (форма 0504505), утвержденному руководителем (уполномоченным им лицом).
-----------
Учесть, что ИСПОЛЬЗОВАНИИ БУМАЖНОЙ ФОРМЫ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА ПРИМ. В СЛУЧАЕ УКАЗАННОМ В УП В ДОПОЛНЕНИЕ К ПРИМЕНЕНИЮ Е-ОТЧЕТА.

3) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма 0504093) открывается в форме электронного документа на финансовый год. Закрытие журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма 0504093) осуществляется по завершении отчетного финансового года и подписывается уполномоченным лицом уполномоченной организации усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП).
Принятие обязательств на выдачу подотчетному лицу денежных документов отражается в учете в зависимости от характера производимых расходов, оплачиваемых денежными документами, согласно Решению о командировании на территории Российской Федерации (форма 0504512), Решению о командировании на территорию иностранного государства (форма 0504515) или ЗАЯВКИ-ОБОСНОВАНИЯ ЗАКУПКИ товаров, работ, услуг малого объема (форма 0504518), утвержденных руководителем (уполномоченным им лицом). (без разницы для оформл. униф документом в части прим 223-ФЗ и №44-ФЗ)

12.11.2022, Михайлова Елена Николаевна

ДОП. забыла пункт про ХРАНЕНИЕ (в УП-2023):Организации обеспечивают хранение представленных (сформированных) первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (далее - Приказ N 236) (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 2020 г., рег. № 57449).

Формирование документов (копий) и регистров (копий) бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета, сформированных в форме электронных документов, НА БУМАЖНОМ носителе осуществляется, в случае отсутствия возможности их хранения в виде электронных документов и (или) необходимости обеспечения хранения таких документов на бумажном носителе, по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) и после сдачи отчетности.
Копия электронного документа и (или) копия электронного образа документа на бумажном носителе формируется лицом, ответственным за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой копии (далее - Исполнитель), заверяется оттиском штампа "Копия документа верна" (или собственноручной записью с текстом) и собственноручной подписью Исполнителя (с расшифровкой) с отражением занимаемой должности.

Хранение в форме электронных документов первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, и иных документов бухгалтерского учета (как и на бумажных носителях), сроки хранения которых в соответствии с Приказом № 236 составляют 5 (пять) и менее лет, а также электронных образов (скан-копий) первичных (сводных) учетных документов осуществляется не менее 5-ти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Скрыть ответы

Ответить